PENGENALAN EKSA 

Ekosistem Kondusif Sektor Awam atau EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam oleh pihak MAMPU dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga Hospital Kajang. 

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambahbaik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pengwujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:  

1. Imej korporat;
2. Kreativiti dan Inovasi;
3. Amalan Hijau;
4. Persekitaran Kondusif;
5. Kepelbagaian Agensi.

 

Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah untuk membolehkan :        

1. Meningkatkan Imej Korporat.
2. Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan.
3. Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hijau.
4. Memperluaskan pelaksanaan di agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif.
5. Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan. 

 

 

PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM 

MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui Panduan Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu akan membawa maksud seperti di bawah:  

 

SISIH  -  merupakan pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.

SUSUN -     peralatan disusun dengan teratur, kemas, berkesan, selamat dan mudah dicapai.

SAPU -    untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan.

SERAGAM -    bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. 

SENTIASA AMAL  -   ialah usaha mengekalkan 4 amalan 5S iaitu sisih, susun, sapu dan seragam di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di zon masing-masing. 

 

PRINSIP AMALAN 5S 

 

Sisih 

Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Aktiviti sisih melibatkan:  

a. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera;

b. Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur; dan

c. Item tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi untuk dilupuskan perlu menentukan kaedah/kos yang paling rendah. 

 

Susun 

Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Aktiviti ini melibatkan: 

a. Penyusunan item dalam aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu);

b. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada item;

c. Menyimpan item mengikut kategori;

d. Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat; dan

e. Semasa bekerja fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja berada di atas meja, selepas digunakan fail dan item perlu disimpan semula ke tempat asal.

 

 

 

Sapu 

Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja. Aktiviti ini melibatkan:

a. Menetapkan pemilik bagi ruang/perkakas dan mesin;                                                  

b. Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan; dan                                                                                                                            

c. Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan penyelenggaraan.   

 

Seragam 

Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa tindakan yang diambil untuk mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur atau format.

 

Sentiasa Amal 

Tindakan yang diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan amalan EKSA. Aktiviti ini melibatkan:

a. Audit dalaman dilakukan secara berkala;                                                                                            b. Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan;                                                                               c. Mewujudkan sistem pengiktrafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga Hospital Kajang; dan                                                                                                                             d. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan melalui latihan.  

 

PRINSIP PELAKSANAAN EKSA 

 

Imej korporat 

Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian setiap zon. Keselamatan persekitaran perlu diberi keutamaan. Contoh kawasan yang memerlukan penampilan imej korporat ialah: 

1. Kaunter;
2. Susun atur perabot; dan
3. Ruang guna sama. 

 

Kreativiti dan Inovasi 

Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja Warga Hospital Kajang digalakkan membudayakan elemen kreativiti dan Inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Warga Hospital Kajang digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat. Contoh perkara yang menampak kreativiti dan Inovasi ialah: 

1. Tempat simpanan alat tulis;
2. Pelabelan;
3. Memendekkan proses kerja. 

 

Amalan Hijau 

Aspek amalan hijau ditekankan di tempat kerja dan membuat analisa penjimatan kepada amalan penjimatan yang dilaksanakan. Contoh amalan ialah: 

1. Kitar semula;
2. Peringatan penjimatan;
3. Penjimatan elektrik;
4. Penjimatan kertas.  

 

Persekitaran Kondusif 

Penekanan diberikan kepada penyampaian perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Contoh aktiviti ini ialah: 

1. Kemudahan pekerja OKU;
2. Ruang kerja yang kemas;
3. Ruang menunggu. 

 

Kepelbagaian Agensi

Penilaian dalam auditan adalah merangkumi aspek generik dan khusus kerana mengambil kira kepelbagaian premis dan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one size fits all semasa dalam amalan 5S kurang mencakupi keperluan kepelbagaian agensi.

Polisi Amalan Eksa

EKSA akan menjadi amalan wargakerja Hospital Kajang. Budaya kerja ini akan membantu Hospital Kajang mencapai objektif-objektif berikut :-

• Meningkatkan Produktiviti
• Meningkatkan Kualiti Perkhidmatan dengan Penambahbaikan Berterusan
• Penurunan Kos
• Mengurangkan Kesilapan dengan Cara Melakukan Kerja yang Tepat Pada Kali Pertama
• Keselamatan dan Keselesaan di Tempat Kerja
• Moral Wargakerja yang Tinggi

 

Slogan Amalan Eksa

“Amalan EKSA Menjana Kecemerlangan Kualiti Berterusan”

 

Objektif Amalan Eksa

Amalan EKSA adalah Asas ke Arah Perkhidmatan Cemerlang, Budaya Persekitaran yang Bersih, Selesa, Selamat dan Kondusif. Menjana Suasana Kerja yang Ceria, Bersatu Padu, Berdisiplin dan Mampu Meningkatkan Kualiti Perkhidmatan Demi Memenuhi Kehendak dan Kepuasan Hati Pelanggan Hospital Kajang.

 

Matlamat Amalan Eksa

Menjadikan Amalan EKSA satu Budaya yang diamal Secara Berterusan oleh Setiap Wargakerja Hospital Kajang dalam Meningkatkan Kualiti Perkhidmatan.

Sejarah Sebelum Pelaksanaan EKSA di Hospital Kajang

Sejarah Amalan 5S di Hospital Kajang

Pada 5 Mac 2007 merupakan hari bersejarah kerana tarikh tersebut merupakan hari Pensijilan 5S Jabatan Farmasi dan serentak dengan itu Pelancaran 5S Peringkat Hospital Kajang telah berlangsung dengan penuh meriah. Pelancaran tersebut telah disempurnakan oleh Datin Dr. Ang Kim Teng, Pengarah Kesihatan Negeri Selangor.

Program 5S bertujuan untuk mencapai objektif berikut:

• Meningkatkan produktiviti
• Meningkatkan kualiti dengan penambahbaikan berterusan
• Penurunan kos
• Mengurangkan kesilapan dengan cara melakukan kerja yang tepat pada kali pertama
• Keselamatan dan keselesaan di tempat kerja
• Moral wargakerja yang tinggi

Sempena pelancaran itu juga logo dan slogan 5S telah diperkenalkan. Ia hasil dari pertandingan mencipta logo dan slogan yang telah dimenangi oleh En. Zaharudin Abdullah dan Pn. Balkis Omar dari Jabatan Farmasi.

Antara aktiviti penting sepanjang Program 5S berlangsung seperti Jabatan Farmasi mengambil bahagian dalam Asian Hospital Management Award (AHMA) 2007 bagi kategori Internal Service Project di Pattaya, Thailand dan juga menyampaikan Oral Presentation bertajuk "Improving Pharmacy Through The Implementation of 5S Practice" pada Commonwealth Pharmaceutical Society Conference di Kuala Lumpur.

Bagi aktiviti latihan untuk anggota Hospital Kajang pula berbagai aktiviti latihan dijalankan seperti kursus yang dijalankan oleh Perunding 5S yang dilantik iaitu En. Kasudin Mohd. Yassin serta latihan 5S yang dijalankan pada setiap minggu oleh para AJK latihan yang terdiri dari anggota Hospital Kajang sendiri.

Lawatan ke beberapa organisasi lain yang terlebih dahulu menjalankan Program 5S juga telah dijalankan untuk mendedahkan para anggota dengan lebih dekat tentang 5S. Antara organisasi yang telah dilawati adalah Majlis Bandaraya Shah Alam, Stesen Janakuasa Elektrik Putrajaya, Nippon Paint Sdn. Bhd, Stesen TNB Port Dickson dan pada 12 Nov 2009 iaitu ke syarikat Elken Sdn. Bhd.

Selain dari melakukan lawatan ke benchmarking, Hospital Kajang juga menerima lawatan dari lain-lain organisasi untuk berkongsi pengalaman dalam melaksanakan Program 5S, antaranya Hospital Pakar Ampang Puteri, Pejabat Kesihatan Putrajaya, PPUKM, USIM, Hospital Kuala Lumpur, Jabatan Pertahanan Awam dan dari Hospital Pantai Ampang pada 10 Nov 2009 yang lalu. AJK latihan 5S juga telah dijemput untuk mengadakan latihan 5S untuk anggota Hospital Selayang pada 17 Jun 2008.

Aktiviti audit juga telah dilakukan secara berkala yang  dijalankan oleh Jawatankuasa Audit yang mana 5 kali audit dijalankan pada tahun 2007 dan 3 kali pada tahun 2008. Bagi tahun 2009 pula audit dalaman telah dijalankan pada bulan Ogos, Oktober, November dan Disember. Pada setiap kali audit pemenang-pemenang bagi zon terbaik akan dianugerahkan piala pusingan dan juga hamper sebagai motivasi untuk mereka yang telah bertungkus lumus menjayakannya.

Antara aktiviti-aktiviti lain yang dijalankan seperti gotong-royong perdana bagi membersih dan mencantikkan kawasan persekitaran Hospital Kajang. Jawatankuasa Promosi juga menerbitkan Buletin, Poster, Pamplet untuk hebahan kepada anggota Hospital Kajang tentang program yang dijalankan.

Acara kemuncak yang berlangsung sepanjang program ini dijalankan adalah audit NPC yang dijalankan pada 22 November 2007. Hasil dari audit tersebut Hospital Kajang telah dianugerahkan Pensijilan 5S untuk tempoh 1 tahun.

Acara penting lain adalah Hospital Kajang telah mengambil bahagian dalam Anugerah Persekitaran Berkualiti Peringkat Kebangsaan Tahun 2008 (MPC). Juruaudit dari MPC telah datang melakukan audit pada 29 Ogos 2009. Namun pada Konvensyen Persekitaran Berkualiti Peringkat Kebangsaan 2008 Hospital Kajang tidak berjaya untuk memenangi sebarang anugerah utama.

Pensijilan Semula Amalan 5S Nov 2008

Dan seterusnya pada November 2008 Hospital Kajang lagi sekali telah diaudit oleh MPC untuk pensijilan semula yang mana hasil audit tersebut Hospital Kajang telah berjaya untuk dianugerahkan Pensijilan 5S untuk tempoh satu tahun lagi.

 

Pensijilan Semula Amalan 5S Jan 2010

Pada 21 Jan 2010 Hospital Kajang telah menjalani Audit Pensijilan semula yang dijalankan oleh Juruaudit dari MPC dan telah berjaya mengekal pensijilan 5S Hospital Kajang bagi tempoh 2 tahun.

 

Pensijilan Semula Amalan 5S Dis 2012

Pada 18 Dis 2012, pihak MAMPU telah menjalankan Audit Pensijilan Semula di Hospital Kajang. Menerusi audit yang dijalankan oleh 2 orang juruaudit ini, Hospital Kajang telah berjaya mengekalkan Pensijilan Amalan 5S bagi tempoh 2 tahun lagi.